Persondataforordningen – GDPR
Den 25. maj 2018 træder den ny persondataforordning i kraft. Forordningen bestemmer, at alle personer skal have adgang til at vide, hvilke personoplysninger, der opbevares eller behandles af alle, som har med personbehandling at gøre. Forordningen er udførligt behandlet af Datatilsynet, og Dansk flygtningehjælp har udsendt en pjece: ” Retningslinier for frivilliggrupper: Persondata” , som kan hentes fra deres hjemmeside. Nedenstående er et sammendrag.
Frivillig flygtningehjælp er en selvstændig forening tilknyttet Dansk Flygtningehjælp, og er dermed underlagt Flygtningehjælpen, som er dataansvarlig. Det betyder at de overordnende retningslinier fastlægges af Dansk Flygtningehjælp.
Frivillig flygtningehjælp er en selvstændig forening, som skal følge persondataforordningen. Derved er FF databehandlingsansvarlig.
Persondata deles op i 2 grupper: 1) Almindelige personoplysninger – navn, adresse, mailadresse, telefonnummer og alder. 2) Personfølsomme oplysninger – racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, oplysninger om bøder og straffe, væsentlige sociale forhold, helbred og sexuel orientering.
Man må kun behandle personoplysninger, hvis der er en lovlig grund til det. Ved medlemskab af frivillige foreninger er hjemlen, at man har en aftale/kontrakt mellem parterne. Man må kun behandle oplysninger, hvis der er et klart og sagligt formål med det.
Oplysningspligt: Pligt til at oplyse en person om det, hvis man indsamler oplysninger om vedkommende. Man har pligt til at give aktindsigt. Man har pligt til at tage stilling til en indsigelse mod registrering og behandling af oplysninger. Man har pligt til at rette eller slette forkerte oplysninger og orientere andre, der har modtaget oplysningerne.
Opbevaring af personoplysninger. Oplysningerne skal opbevares forsvarligt, d.v.s. ikke on-line cloud systemer elle på åben computer, som ikke er beskyttet af kode. Det anbefales, at både private og foreningscomputere bliver låst med adgangskode og password. Fysiske dokumenter skal opbevares i aflåst skab eller aflåst kontor. Varighed af opbevaret materiale: Kun så længe, som det er nødvendigt . Ved ophør af medlemskab skal oplysninger slettes.
Billeder: skal altid være personsamtykke ved offentliggørelse af personportrætter. Ved offentliggørelse af forsamlingsbilleder bør man indhent tilladelse fra de viste personer. Flygtninge er sjældent glade for at få offentliggjort billeder, og det bør undgås.
Retningslinier for behandling af brugeres persondata: Når man udveksler persondata om brugere skal det ALTID ske fra bruger til den frivillige, IKKE mellem de frivillige. Hvis andre frivillige skal hjælpe med en sag, skal bruger sende sine personoplysninger til den nye frivillige. Konkret ved rådgivning og ved kommunikation via PC. Benyt brugers egen log-in, så oplysningerne ikke kommer ned på en privat eller forenings-PC. Et dokument til en frivillig sendes til mobil eller PC med bruger-ID og password.
Fysiske dokumenter skal opbevares i aflåst skab eller aflåst kontor. Alle personoplysninger skal slettes snarest muligt.
OBS: Ingen handling på brugers vegne uden skriftlig tilladelse, eventuelt fuldmagt, eller ved fremmøde sammen med bruger til en samtale på brugeres anmodning.
Kommunen er dataansvarlig for personoplysninger, som sendes til frivillig. Som databehandler på kommunens vegne skal ovenstående overholdes.
Husk at lukke browser efter brug.
For netværksfamiliers match med flygtninge (Vennetjenesten) gælder: Profilskemaer kun på PC med adgangskode og pw. Slet oplysninger, når de ikke mere er nødvendige.
Kommuniker via sikke mail (E-boks), hvor det er muligt.
Retningslinier for frivilliges persondata: Når frivillige er oprettet og tilknyttet i INTRA, skal den fysiske frivilligaftale makuleres. Den frivillige kan få en kopi af aftalen. Fremover tastes frivilligaftalen direkte i INTRA. Medlemslister opbevares i aflåst skab eller på PC med kode og pw. Medlemslister koordineres med regionskonsulent fra Dansk Flygtningehjælp halvårligt. Oversigt over bestyrelsesmedlemmer/ koordinationsgrupper med navn, telefonnnumre og mailadresse må gere være tilgængelige.
Ved mails til frivillige eller arrangement i frivilliggrupper: send mail som bcc, så man ikke kan læse de andres mailadresse.
LINKS:
www.isobro.dk – persondataforordningen
www.flygtning.dk – Retningslinier for frivillggrupper:Persondata
